Проведение инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности образец. Особенности инвентаризации задолженностей

Проверка расчётов должна выполняться в обязательном порядке всеми предприятиями, это требуется для составления бухгалтерского отчёта, а также инвентаризация расчётов с дебиторами и кредиторами, к примеру, может потребоваться для сторонних заинтересованных лиц в качестве дополнительных сведений. Процесс инвентаризации строго не регламентирован, но проводить его следует тщательно, с указанием всех обязательств - как собственных, так и внешних.

Общие правила проведения инвентаризации расчётов

Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности или инвентаризация расчётов, что, в принципе, одно и то же, выполняется практически по тем же правилам, как и опись склада, но с определёнными особенностями. При проведении инвентаризации расчётов создаётся специальная комиссия, издаётся приказ, а все процедуры строго контролируются. Последовательность выполнения этого процесса прописывается в учётной политике учреждения. По результатам инвентаризации расчётов с дебиторами и кредиторами формируется акт. Он отражается в учете. В процессе требуется проверять следующие расчёты:

с контрагентами;
с сотрудниками (премии, авансы, бонусы, заработная плата и компенсации);
с подотчётными гражданами;
прочие выплаты работникам (от финансовой ответственности за недоимку до выданного займа);
инвентаризация расчётов с прочими дебиторами и кредиторами (к примеру, по арендным соглашениям или требованиям);
внутрикорпоративные расчёты (к примеру, между разными торговыми пунктами);
с банковскими учреждениями по кредитам и займам;
с бюджетными и внебюджетными фондами (страхование, налоги и сборы).

Основные отличительные черты инвентаризации расчётов от той же проверки склада заключаются в том, что в комиссию не могут входить лица с материальной ответственностью. Проверка расчётов выполняется по итогам работы в процессе подготовки годовой отчётности. Чтобы упростить задачу, инвентаризацию можно проводить чаще, это поможет точнее представлять положение дел. Итоги проверки отображаются в учёте и отчётности того периода, когда она завершена.

Инвентаризация расчётов с дебиторами и кредиторами требуется в первую очередь руководству компании, чтобы понимать действительное положение дел. По сути, итоги такой проверки дают точные сведения о том, где и в какой момент находятся деньги. Избежать частых проверок поможет правильное использование программы автоматизации. При регулярном занесении в программу информации обо всех финансовых операциях можно легко собрать в отчёт требуемые формы. Таким образом, вы получите всю необходимую информацию для принятия решений без дополнительных расходов на проверку.

Порядок инвентаризации расчётов с дебиторами и кредиторами

Инвентаризация расчётов с дебиторами выполняется в рамках управления дебиторской задолженностью и предоставляет данные для её анализа. Следовательно, инвентаризация кредиторской просрочки является элементом управления кредиторской задолженности и источником информации для анализа кредиторки. Процедура инвентаризации задолженности даёт возможность понять следующее:

сумму, которую требуется срочно истребовать (при инвентаризации расчётов с покупателями);
сумму для срочной выплаты (в отношении проверки расчётов с банковскими учреждениями и поставщиками).

В процессе инвентаризации расчётов с производителями и потребителями в первую очередь необходимо анализировать неотфактурованные поставки (те продукты, которые уже были получены, но ещё не оплачены) и оплаченные, но ещё не доставленные (противоположная ситуация - товар оплачен, но ещё не получен). Инвентаризационная комиссия изучает акты сверки взаиморасчётов.

Виды задолженности

Проведение инвентаризации расчётов с дебиторами и кредиторами выявит, нет ли у вас непогашенных долговых обязательств, облагаемых штрафными санкциями. Кроме того, следует удостовериться, что эта задолженность учитывается верно, поскольку она бывает нескольких видов:

краткосрочная (задержка менее 1 года);
долгосрочная (неоплата дольше 12 месяцев);
просроченная (учитывается отдельно).

В процессе проверки расчётов с банковскими учреждениями в первую очередь проверяются кредитные соглашения. Помимо прочего, при инвентаризации расчётов с кредиторами и дебиторами проверяются и следующие договоры (при их наличии):

аренды;
комиссии;
уступки прав требования (цессии);
поручения.

Сроки и задачи

Инвентаризация расчётов с дебиторами и кредиторами проводится в ряде случаев:

прежде чем начнётся подготовка годовой отчётности;
в процессе смены материально ответственных лиц (к примеру, главного бухгалтера);
при наступлении чрезвычайных положений (стихийное бедствие, пожар и прочее);
при ликвидации или реорганизации компании.

Кроме обязательной инвентаризации расчётов, организация имеет право описывать дебиторскую и кредиторскую задолженность в сроки, максимально соответствующие нуждам учёта для менеджмента и так далее. К примеру, если правилами компании предусмотрено поквартальное формирование и сдача отчётности учредителям, то разумно проводить проверку расчётов в завершающий день каждого отчётного этапа. Система проведения инвентаризации при этом должна быть прописана в учётной документации организации.

Задачей как плановой, так и добровольной проверки расчётов является:

установление долговых сумм, значащихся на счетах бухгалтерского учёта, подтверждённых документально;
оценка кредиторской и дебиторской задолженности для возможного погашения, то есть рассмотрение на предмет сомнительных и безнадёжных долгов.

Отсюда следует, что процедура инвентаризации расчётов подразумевает не только действия по сверке учётных сведений с первичной документацией, но и дальнейшее исследование полученных результатов.

Кто входит в состав комиссии

Для составления описи и проведения инвентаризации расчётов с разными дебиторами и кредиторами создаётся специальная комиссия, функционирующая на долговременной основе, которая бывает двух видов:

комиссия, организованная при наступлении определённых условий;
инвентаризационная группа, назначенная управляющим компании.

В комиссию могут быть зачислены следующие специалисты:

уполномоченный административно-хозяйственного отдела (АХО);
специалист бухгалтерии;
другие служащие (инженер, юрист, финансист и прочее).

Исключением являются только сотрудники внутренней экспертизы компании и представители аудиторской организации.

Руководящее лицо предприятия в состав комиссии не включают, но его присутствие является непременным условием.

Цели комиссии

Первостепенные задачи проверяющей группы состоят в следующем:

изложение ситуации о состояния расчётов с дебиторами и кредиторами;
проверка правильного ценового диапазона;
формирование акта о результатах проверки.

Акт инвентаризации расчётов с дебиторами и кредиторами требуется для того, чтобы произвести соответствие по расчётам с производителями, подрядчиками, потребителями и заказчиками.

Оформление отчётности

В 2013 году был принят Федеральный Закон под номером 402. Его часть 4, статья 9 говорит о самостоятельной разработке компаниями формы первичной учётной документации, к которым также относится документация о проведении инвентаризации расчётов. Установленные формы, как уже говорилось выше, должны быть воспроизведены в учётной политике компании и заверены генеральным директором. Большинство учреждений не стали «выдумывать велосипед» и взяли в качестве базы следующие формы документов:

приказ о проведении инвентаризации расчётов с дебиторами и кредиторами (образец вы найдёте ниже) по типу ИНВ-22;
акт проверки расчётов с потребителями, производителями и иными дебиторами, и кредиторами с вложением в виде справки (форма ИНВ-17).

Дополнительно

Потому как инвентаризация расчётов с дебиторами и кредиторами выполняется в том числе и для выявления сомнительных и безнадёжных обязательств, в приложение к акту имеет смысл добавить дополнительную информацию.

1. Для установления сомнительных обязательств:

срок просрочки платежа в днях;
наличие обеспечения.

В строке «За что задолженность» ставится отметка: долговые обязательства сопряжены с продажей товаров, услуг и работ или нет, потому как этот критерий является важнейшим условием причисления долга к сомнительному.

2. Для раскрытия безнадёжных долгов:

начало отсчета срока исковой давности (в большинстве случаев эта дата не сходится с периодом появления задолженности, которая определяется условиями соглашения);
информация о прерывании срока исковой давности (число и основание);
данные об окончании срока исковой давности (с учётом прерывания);
причины, по которым долг признан безнадёжным.

Указанная выше информация поможет без особых сложностей высчитать размер сомнительной дебиторской задолженности, чтобы сформировать резервы по сомнительным долговым обязательствам, а также установить сумму безнадёжного долга для последующего списания. Кроме того, итоги проверки расчётов очень пригодятся в процессе управления компанией.

Порядок списания дебиторской задолженности

Списание долговых обязательств перед дебиторами происходит в несколько шагов:

Каждая сумма задолженности списывается отдельно, с использованием контрагента или соглашения.
Оформляется соответствующая документация.
Итоговые значения описи вносятся в базу данных.
Оформляется приказ с указанием той суммы долговых обязательств, которая будет списана.
Документация визируется руководителем.

Порядок списания кредиторской задолженности

Процесс списания тоже содержит несколько шагов:

Составление документации, подтверждающей факт просрочки.
Согласовывается сумма, которую требуется оплатить.
Выполняется проверка товарной накладной.
Проводится проверка акта выполненных работ.
Оформляется документация, позволяющая сверить долг.
Составляется опись инвентаризации расчётов с дебиторами и кредиторами.
Документы заверяются генеральным директором.

Заключение

Инвентаризация расчётов требует подробного анализа финансовых операций с каждым контрагентом на основании отдельно взятого договора или другого документа. Для этого финансовый отдел выполняет сверку остатков на определенных счетах. Получить объективную оценку кредиторской и дебиторской задолженности помогает проверка расчётов с бюджетом и контрагентом.

Нельзя забывать, что полученные результаты должны быть должным образом отражены в бухгалтерской документации компании.

Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности (ДЗ и КЗ) - для организации процедура обязательная. Инвентаризация расчетов необходима как при составлении годовой бухгалтерской отчетности, так и для того, чтобы принять верное управленческое решение либо убедить инвестора вложиться в развитие бизнеса. Крайне важно соблюсти установленный порядок проведения инвентаризации расчетов и не забыть некоторые нюансы документального оформления ее результатов. Расскажем, как это сделать.

Инвентаризация расчетов: порядок и сроки проведения инвентаризации

По общему правилу перед составлением итоговой бухгалтерской отчетности за год организация обязана провести инвентаризацию совокупных активов и обязательств (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н), в частности расчетов с дебиторами и кредиторами.

Кроме того, инвентаризация по решению руководителя может быть проведена и в иных случаях. Таким случаем, к примеру, может стать подготовка отчетности для потенциального инвестора либо совета директоров, на котором будут решаться стратегические вопросы развития фирмы.

При этом компании важно объективно представлять, на какие объемы задолженности к получению можно рассчитывать и в какой срок, а также каковы действительные объемы кредиторки предприятия перед контрагентами. Иными словами, требуется корректно провести инвентаризацию расчетов с дебиторами и кредиторами.

Инвентаризация расчетов заключается в сверке величин, числящихся на соответствующих счетах бухгалтерского учета, оценке обоснованности их отражения, а также проверке задолженности на предмет просроченности.

Инвентаризация расчетов проводится в сроки, определенные во внутреннем документе (п. 2.1 Методических указаний по инвентаризации, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49).

Чтобы провести инвентаризацию расчетов, компания по общему правилу должна сформировать специальную инвентаризационную комиссию, функционирующую на постоянной основе (п. 2.2 Методических указаний). В такую комиссию могут входить сотрудники административных подразделений фирмы, бухгалтерии, а также иных департаментов (юридического, финансового и т.д.). По своему усмотрению компания вправе включить в состав комиссии сотрудников аудиторских структур (как внутренних, так и внешних).

Инвентаризация расчетов оформляется приказом руководителя (форма ИНВ-22), в котором, в частности, указываются основания для ее проведения, сроки, а также состав комиссии.

ВАЖНО! Если хотя бы один член комиссии не присутствует при непосредственном проведении инвентаризации, результаты такой проверки будут считаться недействительными (п. 2.3 Методических указаний).

После проведения сверки расчетов с дебиторами и кредиторами и выявления актуальных масштабов задолженности компания должна корректно оформить результаты инвентаризации расчетов. Для этого в приложениях к Методическим указаниям предусмотрены унифицированные формы первичных документов.

Одной из таких форм (приложение 16) является акт инвентаризации расчетов с поставщиками, покупателями и прочими дебиторами и кредиторами (форма ИНВ-17). Компании целесообразно оформить результаты проверки объемов задолженности именно этим актом.

Если инвентаризация расчетов проводится перед составлением годовой отчетности, то ее результаты нужно отразить в бухгалтерской отчетности за год. Если же инвентаризация расчетов проводится по другим основаниям, то ее результаты подлежат отражению в учете и отчетности того месяца, в котором была она была завершена (п. 5.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 №49).

Для того чтобы выявить действительные масштабы ДЗ организации, необходимо провести сверку расчетов по каждому должнику в разрезе отдельных договоров и оснований.

Традиционными для учета ДЗ являются счета, на которых отражаются расчеты с контрагентами (покупателями и поставщиками):

Чтобы объективно оценить ДЗ контрагентов, лучше всего провести сверку взаиморасчетов с каждым из них. Если в ходе сверки будет выявлена какая-либо неточность в учете ДЗ по отдельному основанию, организация должна скорректировать отчетность и отразить исправление ошибки в месяце, когда она была выявлена (п. 5 ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности», утвержденного приказом Минфина России от 28.06.2010 № 63н).

ВАЖНО! На практике бухгалтерские службы нередко забывают, что если организация регулярно подписывала акты сверки взаиморасчетов с контрагентом-должником, то такую ДЗ нельзя списать и включить в расходы по налогу на прибыль через 3 года после ее образования. Причина в том, что подписание акта сверки прерывает срок давности по ДЗ, и он начинает отсчитываться заново (письмо ФНС России от 17.07.2015 № СА-4-7/12693).

На данном этапе важно верно оценить объемы сомнительной и просроченной задолженности, а также определить, можно ли сформировать под нее резерв по сомнительным долгам и в каком размере. Каждую дебетовую сумму на указанных счетах (в разрезе конкретных оснований возникновения ДЗ) нужно анализировать на предмет ее сомнительности.

ДЗ персонала по оплате труда, а также по выданным под отчет денежным средствам также необходимо оценить и объективно выявить. Для этого проводится инвентаризация по счетам 70, 71 и 73. Обычно проверяется, имеется ли у уволенных работников ДЗ перед фирмой, какие сотрудники не отчитались по выданным авансам, а также какие еще несоответствия имели место.

Кроме того, анализируются дебетовые остатки по счетам 68, 69 на предмет выявления переплаты в бюджет по налогам и сборам и во внебюджетные фонды.

Инвентаризация кредиторской задолженности

КЗ по аналогии с ДЗ может быть корректно выявлена по результатам сверки взаиморасчетов с контрагентами-кредиторами. Инвентаризация расчетов с поставщиками и подрядчиками предполагает анализ записей по кредитовому счету:

ВАЖНО! При этом есть плюс в плане налогообложения: если компания регулярно подписывала акты сверки, то КЗ по таким контрагентам не нужно включать в состав налогооблагаемых доходов после истечения 3 лет со дня образования задолженности.

Чтобы выявить действительные объемы задолженности перед бюджетом (по налогам), а также внебюджетными фондами (по страховым взносам), целесообразно обратиться в ФНС или ПФР с запросом о выдаче справки о состоянии расчетов с налоговой службой, а также по страховым взносам. Кроме того, по инициативе любой из сторон может быть проведена совместная сверка расчетов. При этом сальдо расчетов по страхвзносам по состоянию на 31.12.2016 фиксируются в актах форм 21-ПФР и 21-ФСС РФ. После 01.01.2017 сверка по налогам и взносам (в части взносов, администрируемых налоговиками) проводится с ФНС России и оформляется бланком, утвержденным приказом ФНС от 16.12.2016 № ММВ-7-17-685@ (письмо ФНС России от 26.01.2017 № БС-4-11-/1304@).

Инвентаризация расчетов с кредиторами по оплате труда также имеет большое значение при выявлении действительных объемов ДЗ и КЗ организации, поскольку уровень КЗ по оплате труда напрямую влияет на коллектив и его работоспособность. В данном контексте счет 70 проверяется на предмет выявления случаев невыплаты заработной платы, а также причин этого (п. 3.46 Методических указаний).

ВАЖНО! Чтобы проверка была эффективной, организации следует провести анализ всех расчетных ведомостей, а также расходных кассовых ордеров и платежных поручений.

Поскольку нередко основную КЗ в организации составляет задолженность перед банками и иными финансовыми учреждениями, обязательна проверка кредитовых остатков по счетам 66 и 67. При этом важно правильно оценить, какие остатки представляют собой краткосрочную, а какие — долгосрочную КЗ. Выполнить задачу поможет анализ бухгалтерских регистров организации, а также полученных от банка документов (графика погашения КЗ, справок и выписок об уплате).Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности (образец оформления результатов)

Инвентаризация расчетов должна быть документально оформлена после того, как все операции по выявлению актуальных ДЗ и КЗ завершены. Для этой цели следует сформировать акт инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами по форме ИНВ-17 или форме, самостоятельно разработанной организацией, а также справку - приложение к акту. Причем составить такой акт необходимо в двух экземплярах.

Акт инвентаризации расчетов по форме ИНВ-17 можно скачать на нашем сайте.

Заполненный акт инвентаризации расчетов должен быть подписан ответственными членами специально созданной комиссии.

Скачать заполненный акт инвентаризации

Итоги

Инвентаризация расчетов требует детального анализа расчетов с каждым контрагентом в разрезе каждого отдельно взятого основания (к примеру, договора поставки, предоставленного займа и т. д.). Для этого бухгалтерская служба компании проводит проверку остатков на соответствующих счетах. Получить объективное представление об объемах имеющихся ДЗ и КЗ помогает сверка расчетов с контрагентами и бюджетом.

Обязательно помнить о том, что просроченные ДЗ и КЗ нужно списать и учесть такое списание должным образом при налогообложении прибыли. Кроме того, важно правильно составить документы, в которых будут отражены результаты инвентаризации.

Дебиторская и кредиторская задолженности представляют собой, соответственно, имущество и финансовые обязательства организации. Согласно действующему Положению, регламентирующему ведение бухучета и отчетности, утвержденному приказом №34-н от 29-07-98 г. Минфина (п. 27), проведение инвентаризации расчетов – обязательная процедура при составлении годовой отчетности и в некоторых других случаях. Помимо обязательной, может проводиться и инвентаризация в порядке производственной, управленческой и иной необходимости по решению руководства.

Сроки инвентаризации расчетов и периодичность закрепляются в Учетной политике, в других нормативных актах организации согласно п. 2.1 Методических указаний по инвентаризации от Минфина, образца 1995 года (утверждены Приказом No 49 от 13-06-95 г.).

Обязательная и добровольная инвентаризация задолженностей

Как уже было сказано выше, инвентаризация бывает двух видов.

Обязательная. Проводится в соответствии с Положением:

перед составлением итоговых бухгалтерских годовых форм, на дату 31 декабря отчетного года;
при увольнении ответственных лиц и оформлении на их место новых работников, например, главного бухгалтера организации;
в случае форс-мажора, природных катаклизмов;
при ликвидации, реорганизации.

Чаще всего проводится обязательная инвентаризация задолженностей по итогам года с целью выявления безнадежных, просроченных долгов и внесения соответствующих корректировок в отчетность.

Внимание! За искажение учетных данных в НК РФ (ст. 120) и КоАП РФ (ст. 15.11) предусмотрены крупные штрафы.

Добровольная. Назначается по инициативе руководства, в соответствии с целесообразностью и характером работы организации. Может быть как сплошной, так и выборочной. Например, если процесс производства сопровождается активной закупкой ТМЦ, продажей готовой продукции, полуфабрикатов, то существует необходимость более часто проводить инвентаризацию задолженностей по расчетам с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками, чем это предусмотрено законом. В таком случае целесообразно назначить инвентаризацию раз в квартал, перед сдачей текущей отчетности, и закрепить этот порядок во внутренних нормативных документах.

Задолженности находят отражение на различных счетах расчетов. Анализировать дебетовые и кредитовые суммы следует исходя из логики отражения учетных данных, в разрезе договоров, аналитических сведений по отдельным контрагентам.

Дебиторская задолженность

Счета 76, 60, 62. Рассматривается сумма аванса поставщикам, подрядчикам, задолженности за продукцию покупателей, заказчиков, а также прочие суммы дебиторской задолженности контрагентов.

Счета 68,69. Анализируются переплаты в бюджет и фонды, по каждому налогу или сбору.

Счета 70, 71, 73. Начисления и выплаты по расчетам с персоналом, по компенсациям, подотчетным суммам, причины возникновения и объемы дебиторской задолженности. Она может, например, свидетельствовать о нарушениях при расчетах с уволенными работниками, подотчетными лицами.

Счет 75. Как правило, дебиторская задолженность выявляется в случаях невнесения либо неполного внесения взносов в уставный капитал со стороны учредителей.

Кредиторская задолженность

Счета 76, 60, 62. Задолженность организации перед поставщиками (подрядчиками) за поставки, авансы покупателей (заказчиков), иные задолженности перед контрагентами.

Счета 68,69. Задолженность по налогам, уплате обязательных сумм в Фонды.

Счета 70, 71, 73. Задолженность в части оплаты труда персонала, компенсационных выплат сотрудникам, перерасхода по авансовым отчетам отдельных подотчетных лиц.

Счета 66,67. Невыплаченные суммы по банковским кредитам и процентам по ним.

Счет 75. Не выплаченные учредителям дивиденды.

Последовательность проведения инвентаризации задолженностей

Законодательством и учетной практикой организаций различных форм собственности выработан порядок проведения инвентаризации расчетов, которого рекомендуется придерживаться. В этом случае вероятность ошибок, неточностей и потери рабочего времени сведется к минимуму. Рассмотрим порядок проведения:

Проведение сверок взаиморасчетов с контрагентами до начала процедуры и подписание соответствующих актов сверки, в которых отражены откорректированные и принятые к учету обеими сторонами данные. Рекомендуются и в случае «нулевых» оборотов за период. В ходе сверки могут быть обнаружены утерянные ранее данные и документы.
Подготовка и издание приказа об инвентаризации. Отметим, что в случае плановой инвентаризации, сведения о которой уже содержатся в учетной политике, и они неизменны, такой приказ необязателен. Однако на практике необходимость в нем есть. В документе определяются сроки, состав инвентаризационных комиссий, ответственные лица, характер инвентаризации и участки учета, подлежащие ей. В комиссию необходимо включить не менее 3-х человек, обладающих соответствующей компетенцией для инвентаризации задолженностей, отраженных в учете. Инвентаризировать данные учета могут как внутренние аудиторы, так и приглашенные со стороны лица.
Процесс инвентаризации. Представляет собой сверку сумм на соответствующих учетных счетах с данными первичных документов, актов сверок взаиморасчетов с контрагентами, договоров и прилагаемых к ним графиков платежей. Важно определить, кроме того, суммы просроченной задолженности, причины и последствия их появления.
Оформление результатов. Рекомендуется с этой целью использовать акт инвентаризации по форме по расчетам с поставщиками, покупателями, прочими дебиторами (кредиторами). Документ должен быть подписан всеми членами комиссии, а также руководителем организации. Отсутствие хотя бы одной подписи аудиторов делает документ ничтожным, а проверку – недействительной, поскольку считается, что один из членов комиссии не принимал в ней участия.

Внимание! Инвентаризация, проводимая перед заполнением годовых учетных форм, должна быть отражена в этих формах за отчетный год. Сведения, полученные в результате инвентаризации по иным причинам, должны быть отражены в учетных данных периода ее завершения (см. п. 5.5 Методических указаний, приказ №49 от 13-06-95 г.).

Просроченные и безнадежные задолженности

По истечении сроков погашения той или иной задолженности она называется просроченной – дебиторской или кредиторской. Инвентаризация расчетов в этом случае выполняет важную функцию по выявлению таких сумм. Возможность истребования задолженности существует в течение 3-х лет с момента ее возникновения, после чего дебиторскую относят к , а кредиторскую – к доходам.

При этом если организация регулярно сверяется со своим должником, то этот факт прерывает срок давности, возвращая его в исходную точку и раз за разом отодвигая возможность включить дебиторскую задолженность в расходную часть расчета по по прошествии 3-х лет (см. разъяснения ФНС РФ в письме от 17-07-15 №СА-4-7/12693).

Безнадежным следует признать долг, если он:

не погашен на протяжении 3-х лет;
должник ликвидирован или банкрот;
не взыскан и после обращения в суд.

Тезисно

Инвентаризация задолженностей – важная процедура, выявляющая резервы и проблемы организаций, возникающие при работе с контрагентами.
Она может носить как обязательный, так и добровольный характер.
Инвентаризация задолженностей должна проводиться в строгом соответствии с законом.
Нарушение законодательных норм может обернуться штрафными санкциями, а небрежность при проведении процедуры – признанием ее недействительной.
К проведению инвентаризации задолженностей могут привлекаться внешние аудиторы.
Инвентаризация позволяет вовремя выявить задолженности и избежать финансовых потерь по причине пропуска законных сроков, дающих возможность ее истребовать.

Пунктом 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (Утверждено Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н) установлено, что составлению годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности в РФ в обязательном порядке должна предшествовать инвентаризация всех активов и обязательств.

Правила проведения инвентаризации регулируются Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (далее - Указания).

Согласно п. 1.2 Методических указаний относится к имуществу организации, а и резервы - к финансовым обязательствам.

Инвентаризация проводится путем проверки сумм, числящихся на соответствующих счетах бухгалтерского учета на конец года, а также выявляется дебиторская и кредиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности.

Согласно п. 3.44 Методических указаний инвентаризация расчетов заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета. Проверке должны быть подвергнуты счета:

Документальное оформление инвентаризации

Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия (п. 2.2 Указаний).

Результаты инвентаризации оформляются документально.

Первичные документы по отражению результатов инвентаризации разрабатываются организацией самостоятельно - за основу берутся, как правило, формы документов, приведенные в Приложениях 1 - 18 Указаний, а также содержащиеся в альбомах унифицированных форм.

Результаты годовой инвентаризации должны быть отражены в бухгалтерской (финансовой) отчетности, а это значит, что выявленные несоответствия должны быть своевременно учтены на счетах бухгалтерского учета (не позднее 31 декабря отчетного года).

Инвентаризация расчетов с поставщиками и покупателями

Инвентаризация расчетов с поставщиками, покупателями, разными дебиторами и кредиторами подразумевает проверку обоснованности числящихся на балансе сумм дебиторской и кредиторской задолженностей.

Достоверно оценить правильность отражения сумм задолженности помогает сверка расчетов с названными лицами.

При инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками, с поставщиками и подрядчиками, а также с прочими дебиторами и кредиторами организации проводят сверки взаимных расчетов со своими контрагентами по состоянию на 31 декабря отчетного года, которые оформляются актами.

Акт сверки взаиморасчетов

Акт сверки составляется отдельно по каждому дебитору и кредитору в двух экземплярах.

Акт сверки позволяет не только выявить ошибки в ведении бухучета, но и избежать разногласий с контрагентами. Если дебитор организации подписывает документ, то он соглашается с состоянием расчетов и выражает готовность оплатить долг.

Акт сверки служит основанием для списания безнадежных долгов после окончания срока их исковой давности.

Акт сверки необходим также при обращении организации в суд с целью взыскания с контрагента долга за поставленные товары или оказанные услуги.

Форму акта сверки взаиморасчетов организации разрабатывают самостоятельно. В законодательстве не предусмотрено унифицированной формы данного документа (Письмо Минфина России от 18.02.2005 N 07-05-04/2).

В начале документа по центру следует написать наименование документа акт сверки, под ним перечислите наименования сторон;

Нужно указать договор или договоры между организациями, по которому составлен акт сверки расчетов. Претензии могут рассматриваться только в рамках действующих договоров;

В табличной части для каждой из сторон-контрагентов должно быть отведено собственное поле для заполнения данных по общим позициям. Представьте ссылки на первичные документы (накладные, акты приема-передачи результатов выполненных работ/оказанных услуг, платежные поручения, кассовые ордера и т.д.). В конце таблицы подводят итоги по данным каждой из сторон для определения наличия или отсутствия задолженности, которая будет определена после сверки расчетов;

В конце документа указывается итоговая сумма задолженности (конечное сальдо в денежном выражении) по результатам взаиморасчетов между организациями, по данным каждой из сторон-контрагентов. Определяется место для подписи сторон и Ф.И.О. уполномоченных лиц, подписавших акт. Он может быть подписан в качестве уполномоченных лиц единоличным исполнительным органом организации (генеральным директором, директором, президентом и т.д.) либо представителем, действующим на основании выданной таким органом доверенности.

Чтобы акт сверки стал правомерным, он должен быть подписан с обеих сторон уполномоченными лицами.

Основной частью акта сверки, которая несет в себе информацию о проведенных контрагентами хозяйственных операциях, является табличная часть, которая состоит из двух частей. В левой отражаются, как правило, факты хозяйственной деятельности организации - составителя документа. Она включает четыре столбца. В первом из них указывается порядковый номер записи, во втором - краткое содержание хозяйственной операции, в третьем и четвертом - ее денежное выражение по дебету или кредиту. Правая часть таблицы остается незаполненной; данные туда записываются контрагентом при проведении им сверки.

Таким образом, в рассматриваемый акт вносятся в хронологическом порядке записи обо всех проведенных организацией с участием конкретного контрагента операциях за определенный период. После чего подсчитываются обороты по дебету и кредиту и определяется конечное сальдо на нужную дату.

Если проблем и ошибок не возникло, то суммы, полученные после заполнения первой и второй вкладки, будут выглядеть зеркально в таблице.

Один экземпляр акта остается в бухгалтерии организации, второй направляется в организацию, с которой проводится сверка.

Контрагент, получивший этот акт, должен проверить все содержащиеся в нем данные и внести собственные.

Выявленные расхождения он также должен зафиксировать в этом акте.

После отражения всех необходимых сведений контрагент возвращает этот акт организации.

Исправление ошибок

В случае выявления несоответствий, образовавшихся в результате ошибочных действий бухгалтера, в учете должны быть составлены корректировочные записи в порядке, установленном п. 5 ПБУ 22/2010 "Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности", утвержденного Приказом Минфина России от 28.06.2010 N 63н.

Так, например ошибка отчетного года, выявленная до окончания этого года, исправляется записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного года, в котором выявлена ошибка.

Инвентаризационные разницы, выявленные в ходе инвентаризации, могут быть отражены следующим образом.


Исправлена ошибка, выявленная в результате инвентаризации расчетов с поставщиками, выразившаяся в неполном отражении в учете стоимости приобретенных товаров
Списана кредиторская задолженность перед поставщиком (покупателем), по которой истек срок исковой давности
Списана дебиторская задолженность перед поставщиком (покупателем), по которой истек срок исковой давности
Сумма списанной дебиторской задолженности учтена за балансом

Инвентаризация резервов по сомнительным долгам

Создавать резервы по сомнительным долгам организация обязана по всей "дебиторке", в том числе по задолженности поставщиков и подрядчиков по выданным им авансам, задолженности работников и третьих лиц по предоставленным им займам.

Резерв создается в случае признания задолженности сомнительной.

Критерии, при наступлении которых задолженность считается сомнительной, устанавливаются предприятием самостоятельно (отражаются в учетной политике). Бухгалтер, который ведет счета учета расчетов, должен четко знать данные критерии и своевременно создавать резервы.

Если дебиторская задолженность отвечает понятию "сомнительная", бухгалтером должна оцениваться вероятность погашения долга и в соответствии с оценкой определяться величина резерва - чем выше эта вероятность, тем меньше размер резерва по сомнительному долгу, и наоборот - чем ниже вероятность того, что должник вернет долг, тем больше размер резерва.

Таким образом, в ходе инвентаризации резервов по сомнительным долгам инвентаризационной комиссией анализируется каждая сумма, отраженная на счете на предмет соответствия ее утвержденным критериям и на ее соразмерность.

Отметим, что суммы резерва по сомнительным долгам на конец отчетного года (по результатам инвентаризации) учитываются способом, принятым в организации:

Либо с присоединением неизрасходованных сумм резерва (созданного годом раньше) к финансовым результатам и одновременным созданием нового резерва (этот способ учета прямо предусмотрен п. 70 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ);

Либо с пересмотром величины резерва, то есть с проверкой обоснованности сумм, которые числятся на счете , а при необходимости - с осуществлением соответствующих корректировок (данный способ продиктован нормами ПБУ 21/2008 "Изменения оценочных значений", утвержденного Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н).

Пример

На конец года в учете организации числилась неизрасходованная сумма резерва по сомнительному долгу - 500 000 руб. В ходе инвентаризации было установлено, что вероятность погашения долга снизилась, поэтому указанный резерв было решено увеличить до 700 000 руб.

Оформление результатов инвентаризации

Результаты инвентаризации расчетов оформляются следующим образом.

Сначала итоги проверки каждого дебитора и кредитора заносятся в справку, являющуюся приложением к акту по форме N ИНВ-17.

В этой справке указываются:

Реквизиты каждого дебитора и кредитора организации;

Дата и причина возникновения задолженности;

Сумма задолженности.

Затем на основании этой справки составляется акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами по форме N ИНВ-17 в двух экземплярах, который подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии.

Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй остается в комиссии.

В акте указываются:

1) наименование организации, проводящей инвентаризацию;

2) подразделение, в котором проводится инвентаризация;

4) порядковый номер и дата составления документа;

5) дата проверки состояния дебиторской и кредиторской задолженности;

6) наименования организаций-дебиторов; номер счета бухгалтерского учета, на котором учитываются дебиторские задолженности; полная сумма дебиторской задолженности по каждому контрагенту; сумма задолженности, которую дебитор не подтвердил и по которой истек срок исковой давности;

7) наименования организаций-кредиторов; номер счета бухгалтерского учета, на котором учитывается кредиторская задолженность;

8) полная сумма кредиторской задолженности по каждому контрагенту;

9) сумма задолженности, которую кредитор не подтвердил и по которой истек срок исковой давности;

10) итоговая сумма по каждому виду задолженности.

Получив результаты инвентаризации, руководство организации утверждает их и выносит решения о создании резервов по сомнительным долгам, списании безнадежной задолженности, списании задолженности с истекшим сроком исковой давности.